De las cenizas: la recuperación de Allpa tras un incendio devastador ofrece lecciones para todos
A finales de septiembre, el edificio central de Allpa, un mayorista marítimo de Nimega (Países Bajos), quedó totalmente destruido por un incendio. MIN se reúne con el director ejecutivo Jarno Berkhof para averiguar cómo es posible recuperarse.
Todo el mundo ha oído el cliché del ave fénix que resurge de sus cenizas, que renace. Pero los clichés suelen surgir de la experiencia. Y en el caso de Allpa, el "resurgimiento" ha sido impresionante. La empresa ha demostrado su experiencia, ha aprovechado sus sólidas relaciones y ahora está operativa de nuevo, y todo esto ocurre mientras la investigación del incendio sigue en curso.
El incidente ocurrió el 24 de septiembre de 2024. Jarno Berkhof ( director ejecutivo de Mercator Marine Group, que incluye a Allpa ) estaba en el salón náutico de Génova y lo despertaron bruscamente alrededor de las 4 a. m .
“Todavía no sé qué pasó exactamente”, dice.
“En 15 minutos nos enteramos de que no se podía hacer nada para salvar las cosas. En un par de horas todo había desaparecido. Ya no tenemos ningún producto, todo el historial ha desaparecido”.
Según testigos citados por los medios locales, las llamas alcanzaban varios metros de altura y había una gran cantidad de humo. No se registraron heridos.
Los bomberos dejaron que el fuego se extinguiera de forma controlada hasta la mañana y pasaron todo el día siguiente apagando el fuego mientras Berkhof apagaba sus propios incendios.
Lo que hizo Allpa en la primera semana después de que el incendio destruyera sus instalaciones
Berkhof admite que “no existían planes” para un incendio que lo destruyó todo. De hecho, como ex hombre de Brunswick (durante seis años fue director general de Lankhorst Taselaar BV), había estado en muchas visitas a las instalaciones. “Siempre hacen una evaluación de los riesgos y, a veces, me reía”, dice con tristeza. “Dije: ‘Esto es una estupidez, esto no va a pasar’, y si ocurriera, tendríamos un plan, etc., etc., etc.”.
Y aunque no tenía un "gran" plan en marcha, explica lo que sucedió, creando "un plan pequeño y claro" a medida que avanzaba.
Inmediatamente después del incendio, Berkhof definió un equipo de crisis, en el que cada miembro tenía una actividad o responsabilidad definida.
Todo estaba en la nube, por lo que en un día la empresa volvió a estar operativa.
En este momento, Berkhof dice: “No tenemos stock, no tenemos una ubicación, pero podemos hacer el negocio a nivel europeo desde casa”.
Las consecuencias operativas de un incendio: aprovechar la buena voluntad de los proveedores
Mientras tanto, un antiguo propietario de Allpa, Markk Rutgers, también estaba en Génova cuando se conoció la noticia. Berkhof regresó inmediatamente a los Países Bajos para gestionar el trabajo operativo y Rutgers comenzó el proceso de comunicar lo que estaba sucediendo.
“Markk visitó personalmente a todos los proveedores de Génova para comunicarles la noticia”, explica Berkhof. “Informó a todos los proveedores y les pidió ayuda. Esto me facilitó las cosas cuando tuve que ponerme en contacto con ellos”. En ese contacto, parecía que se trataba de pedir a los proveedores que entregaran el producto a cambio de un pago por adelantado.
El apoyo ha sido crucial, dice Berkhof, “Esa es la parte buena de las relaciones duraderas que tenemos con los proveedores porque eso realmente ayuda.
“Y esa es la razón por la que puedo pulsar el botón para pedir el producto. Están dispuestos a ayudar con los envíos directos. Ya teníamos los procesos establecidos para los envíos directos, así que no tuvimos que definir nada, simplemente lo aceleramos con más proveedores”.
</cita en bloque>“Se han portado muy bien y a veces hasta me sorprende un poco. Hablan de negocios con todo el mundo y si no entregamos los productos, a veces significa que no pueden abastecer a un cliente, pero están dispuestos a esperar para darnos algunos pedidos grandes que podemos combinar con un envío directo de otros proveedores y eso es realmente útil”.
En una semana, Allpa contaba con una nueva oficina temporal y una nueva ubicación para recibir y enviar productos.
Beneficios de reconstruir desde las cenizas
“Pronto”, dice, “tendremos una solución para los próximos dos años en la que tendremos suficiente espacio para hacer el trabajo y de una mejor manera que antes. Teníamos una bonita oficina, pero no era realmente un local logístico.
“Ahora estamos buscando procesos nuevos y pasillos agradables con estructuras de 12 metros de altura donde podamos almacenar, reponer y enviar todo fácilmente en el mismo día.
“Allpa está preparada para ofrecer e incluso mejorar nuestros servicios porque para nosotros esto es una hoja en blanco. No tener historial significa que no hay productos ni procesos que no estuvieran funcionando. Vemos que nuestro servicio interno ha mejorado y podemos mostrárselo a los clientes. Eso ya es realmente útil”.
Un mes después, Berkhof habló positivo tras positivo.
“Es un período triste, pero volvemos más fuertes. Seguimos ahí, ya estamos operativos y mejoraremos nuestros servicios. Somos positivos y estamos aprendiendo de ello. Tenemos confianza en que todo vuelva a estar en orden”.
Dice que ha habido tres componentes diferentes: financiero, operativo y emocional.
Cómo afrontar las consecuencias financieras de un incendio
"Gracias a Dios que tenemos una buena póliza de seguros", afirma. Berkhof estará eternamente agradecido por haber seguido las normas de la compañía de seguros al pie de la letra.
"Teníamos procesos limpios dentro de la organización", afirma, enfatizando que no tiene dudas de que el almacén cumple con las reglas en cuanto a la ubicación de almacenamiento de las existencias. "Todavía no puedo decir dónde ocurrió, y hemos escuchado que el incendio probablemente comenzó con nuestros vecinos en el edificio.
“Pero supe inmediatamente que no teníamos productos en esa zona que no estuvieran permitidos. No había productos peligrosos que se incendiaran fácilmente. En esta situación, fue útil poder concentrarnos en reconstruir en lugar de defender la organización y su historia”.
La reconstrucción emocional también ha sido dura. “Tenemos gente trabajando para nosotros desde hace más de 30 años, estuvieron allí al principio y ahora andan en bicicleta por ese lugar”.
Aprovechar la experiencia para reconstruir tras el incendio de Allpa
Berkhof cree que la parte más desafiante del proceso de reconstrucción ha sido el tiempo.
“Tengo 12 años de experiencia en ventas al por mayor y en la construcción de nuevos almacenes, así como en la toma de decisiones eficaces, procesos y sistemas ERP, etc.”, afirma. “Los procesos (construir un nuevo almacén, realizar pedidos o hacer que los procesos sean más limpios, implementar un sistema ERP [planificación de recursos empresariales], por ejemplo) no son nuevos en sí mismos, pero todo combinado a corto plazo, definido en dos, tres o cuatro semanas, es, por supuesto, un fracaso”.
Consejos para empresas que se reconstruyen después de un incendio
Aunque parece optimista sobre lo sucedido y la situación actual de la empresa, Berkhof reconoce que ha aprendido lecciones.
“Siempre hay que pensar en planes de contingencia. Soy más o menos de Brunswick, ya que trabajé para ellos durante seis años. Se preocupan mucho por los detalles.
“Pero lo curioso es que ahora he aprendido lo importante que es mitigar esos riesgos. Seguro que tendremos un plan mejor para cuando vuelva a suceder, pero por otro lado, hemos aprendido cosas importantes”.
Entre esas lecciones importantes que está dispuesto a compartir se encuentra la comunicación.
Berkhof advierte que no hay que centrarse únicamente en los desafíos internos porque son sus proveedores y clientes quienes han ayudado a Allpa a superar los peores momentos.
“Cuando le sucede a la gente, intenta ser lo más amable posible, contando la historia tal como es, puedes decir "aún no lo sé".
“Todos nuestros vendedores tomaron el teléfono y llamaron alInmediatamente fueron clientes fieles y buenos. Les contaron la historia y les pidieron ayuda.
“Cuando la cosa se pone fea, vuelve a hablar con tus colegas, con tus principales clientes y con tus proveedores e intentad definir planes juntos. Dependemos de su voluntad de ayudar, y si un cliente va directamente a la competencia si quiere los productos, lo entiendo. Los necesito. Pero lo entiendo.
“Con los proveedores es algo similar. Si un proveedor tiene diez productos y se los puede vender a otro distribuidor que quiere pagar inmediatamente, siempre es mejor que darme diez a mí y que yo pague en tres meses. Pero lo bueno es que a base de historia y confianza pudimos superar esto y contar la historia de lo que pasó. Y creamos equipos y vínculos para superar esto”.
“A veces todavía recibimos llamadas de clientes que quieren hacer pedidos, pero no saben nada sobre el incendio. Necesitábamos ser más amplios en la comunicación”, afirma. Dicho esto, el sitio web de Allpa ha sido rediseñado para que los clientes puedan ver la posición actual del stock cuando realizan pedidos .
“Los cambios en el sitio web podrían haber sido más rápidos y sencillos, pero aprendimos de ello. Ahora nos comunicamos todas las semanas y adaptamos nuestro sitio web”.
Su último consejo para cualquiera es siempre: “Sigue las reglas [del seguro] y no hagas nada que no te esté permitido hacer”.
Jarno Berkhof y Allpa, que se expandieron en Europa en 2022 , asistirán a METSTRADE en noviembre de 2024. Está deseando que llegue ese momento.
“Contaremos la historia del incendio, pero también mostraremos nuestro sitio web mejorado y nuestros nuevos productos e intentaremos volver a la normalidad. METS no está para historias tristes, está para hacer negocios, ¿no?”
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